■メールソフトを使いこなすためのテクニックやツールなどをご紹介します。
ここでは、メールが電話やファックスより便利な点を中心に機能を紹介しましょう。まずは一度に「複数のあて先に同じ文章を出せる」ことです。連絡や案内等を複数の人に出すとき、手紙やハガキならそれぞれ用意しなければなりませんが、メールなら手間がかからず一括で簡単に送れます。自分の住所や電話番号の変更連絡等、ちょっとした連絡の場合には非常に重宝します。宛先が複数でも、受け取った側は誰と誰に送ったメールかもすぐに確認できますし、これを知られたくない場合は、代表の宛先以外を隠すこともできます。又、返信する際も、受信したメール文章を編集して「○○の件については～」というように、相手の文章が引用できますので、項目が多い時等は大幅に手間が省けます。次は、「あらゆる別紙を同封することができる」点です。メールでは直接書けないエクセルの図や表入りの資料やワードの長文資料、デジカメの写真画像やムービーの動画映像もそれぞれのデータ方式で添付することができます。（但し、容量はそれぞれの契約プロバイダで確認が必要）参照してもらいたいサイトのURLは直接メールに書き込んでエンターするだけでリンクモードにすることもできます。このように、実際の郵便では不可能なこともメールなら簡単にできるのです。更に、送信すれば即時に相手に届く速さも利点です。このような長所をおおいに活用しましょう。